SO BERECHNEST DU DIE KOSTEN FÜR EIN PIM-SYSTEM
Wer im Digital Commerce erfolgreich bleiben will, kann auf intelligentes Product Information Management (PIM) kaum mehr verzichten. Entsprechend boomt der globale PIM-Markt. Doch was kosten Implementierung und Betrieb eines PIM-Systems? Und wie ist der Return on Investment? Informiere dich über die wichtigsten Kostenfaktoren und prüfe genau, ob sich ein PIM für dich rechnet.
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Wann zahlt sich ein PIM-System aus?
Was macht eigentlich ein gutes Einkaufserlebnis aus? Ohne Frage sind Qualität, Preis und kurze Lieferzeiten relevante Aspekte einer erstklassigen Customer Experience. Mindestens ebenso wichtig ist aber, dass Händler auf allen Kanälen konsistente und aussagekräftige Produktinformationen bereitstellen. Immerhin werden Studien zufolge inzwischen 95 Prozent aller Kaufentscheidungen aufgrund von Produktinformationen getroffen. Ein professionelles Product Information Management (PIM) ist dementsprechend für die Mehrzahl der Omnichannel-Händler längst nicht mehr Kür, sondern Pflicht.
Trotzdem verzichten im deutschsprachigen Raum viele Unternehmen nach wie vor auf eine softwaregestützte Verwaltung ihrer Produktdaten: Jedes Vierte verzichtet bislang auf den Einsatz eines PIM-Systems. Und dies, obwohl sowohl die Bedeutung entsprechender Lösungen für den vertrieblichen Erfolg und innerbetriebliche Prozesse durchaus bekannt sind.
Was leistet ein PIM-System?
PIM-Systeme bündeln als Single Source of Truth Produktinformationen aus unterschiedlichen Kanälen und Quellen an einer zentralen Stelle. Der Vorteil: Sämtliche Produktdatenströme sind transparent, vorhandene Daten lassen sich effizient veredeln und verteilen. Das schafft über alle Kanäle hinweg die Voraussetzung für eine nahtlose Customer Journey. Denn PIM-Systeme gewährleisten, dass Produktbeschreibungen auf Marktplätzen, in Printkatalogen und Filialen ebenso wie auf mobilen und Online-Touchpoints stets aussagekräftig und konsistent sind. Optimale Voraussetzungen für personalisierte Angebote, gezieltes Cross- und Upselling sowie eine erstklassige Customer Experience.
Die Kostenfaktoren bei der Einführung eines PIM-Systems
Die Total Cost of Ownership (TCO) eines PIM-Systems setzen sich aus unterschiedlichen Faktoren zusammen. Neben den direkten Anschaffungskosten sollten in die Kalkulation unbedingt auch die laufenden Betriebskosten sowie Aufwände für Schulungen sowie Systemanpassungen und Erweiterungen einfließen. Bei der Einführung einer PIM-Lösung schlagen dabei folgende Kosten zu Buche:
- Lizenzen: Je nach Anbieter und Funktionsumfang kann die Lizenzgebühr für die PIM-Software stark variieren. Von der schlanken Cloud-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zur umfassenden PIM-Suite, mit der sich hunderttausende von Produktdaten auf Knopfdruck steuern lassen – der PIM-Markt bietet die passende Lösung für so ziemlich jeden Bedarf.
- Implementierung: Die Kosten für die Einrichtung des PIM-Systems hängen vom Umfang des Projekts, der Komplexität der Datenmigration und der erforderlichen Anpassungen ab. Dazu können auch Kosten für Beratung, Schulungen sowie das keinesfalls zu unterschätzende Change Management gehören.
- Datenbereinigung: Die Qualität der Produktdaten ist entscheidend für den Erfolg eines PIM-Systems. Unvollständige oder fehlerhafte Daten ziehen in der Regel zusätzliche Kosten für Datenbereinigung und -anreicherung nach sich.
Die Kostenfaktoren für den Betrieb eines PIM-Systems
Die Implementierung macht den Löwenanteil der Gesamtkosten eines PIM-Systems aus. Doch den Betrieb der Software gibt es ebenfalls nicht zum Nulltarif. Folgende Faktoren sollten dementsprechend unbedingt in die Kostenkalkulation einfließen.
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Bereitstellungsmodell: Was ein PIM-System im laufenden Betrieb kostet, ist auch eine Frage des Bereitstellungsmodells. Wer sich für eine On-Premise-Lösung entscheidet, sollte bei der Kalkulation Server-, Speicher- und Netzwerkkosten berücksichtigen. Bei Software-as-a-Service-Angeboten ist die Nutzung der Infrastruktur dagegen in der Regel im monatlichen Abo enthalten. Was Unternehmen für eine PIM-Lösung aus der Cloud rechnen müssen, hängt dabei von der Anzahl der Nutzer, dem zu verarbeitenden Datenvolumen sowie dem gewünschten Funktionsumfang ab. Unternehmen mit mittlerem Datenvolumen und komplexeren Anforderungen sollten erfahrungsgemäß zwischen 100 und 500 Euro pro Nutzer und Monat einplanen.
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Integrationen: Soll das PIM-System an weitere Lösungen (z.B. neue Vertriebskanäle, Shops oder Marktplätze angebunden werden, entstehen zusätzliche Kosten für die Integration und Schnittstellenentwicklung. Viele SaaS-Anbieter bieten vorgefertigte Konnektoren zu gängigen Systemen sowie APIs an, was die Integrationszeit verkürzt. Bei komplexen Integrationen oder individuellen Anpassungen können jedoch zusätzliche Integrationskosten anfallen.
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Datenmigration: Sortimente ändern sich, Produkte werden weiterentwickelt. Dementsprechend müssen auch die Produktinformationen kontinuierlich aktualisiert und gepflegt, die daraus resultierenden Aufwände bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Dabei gilt bei On-Premise und Cloud-Systemen gleichermaßen: Je komplexer die Produktinformationen sind, desto aufwändiger und damit kostenintensiver sind Datenmigration und Pflege.
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Wartung/Support: Die jährlichen Gebühren für Wartung und Updates liegen für On-Premise-Lösungen erfahrungsgemäß bei 15 bis 20 Prozent der ursprünglichen Lizenzkosten. Zudem fallen möglicherweise zusätzliche Kosten für Updates und Upgrades an. Bei SaaS-Angeboten sind diese in der Regel im Preis bereits enthalten, während Supportvereinbarungen ggf. zusätzlich zu Buche schlagen können.
Wieviel Geld man für eine Lösung in die Hand nimmt, hängt also von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Kleine Standalone-Systeme aus der Cloud sind schon im unteren vierstelligen Eurobereich erhältlich. Ihr gesamtes Potenzial entfalten PIM-Systeme allerdings erst durch das nahtlose Zusammenspiel mit ERP- oder CRM-Lösungen. Ob und wie sich entsprechende Investitionen rechnen, bedarf also immer einer individuellen Prüfung.
Total Cost of Ownership (TCO) eines PIM-Systems setzen sich aus unterschiedlichen Faktoren zusammen. Neben den direkten Anschaffungskosten sollten in die Kalkulation unbedingt auch laufenden Betriebskosten sowie Aufwände für Schulungen sowie Systemanpassungen und Erweiterungen einfließen. Bei der Einführung einer PIM-Lösung schlagen dabei folgende Kosten zu Buche:
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Lizenzen: Je nach Anbieter und Funktionsumfang kann die Lizenzgebühr für die PIM-Software stark variieren. Von der schlanken Cloud-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zur umfassenden PIM-Suite, mit der sich hunderttausende von Produktdaten auf Knopfdruck steuern lassen – der PIM-Markt bietet die passende Lösung für so ziemlich jeden Bedarf.
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Implementierung: Die Kosten für die Einrichtung des PIM-Systems hängen vom Umfang des Projekts, der Komplexität der Datenmigration und der erforderlichen Anpassungen ab. Dazu können auch Kosten für Beratung, Schulungen sowie das keinesfalls zu unterschätzende Change Management gehören.
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Datenbereinigung: Die Qualität der Produktdaten ist entscheidend für den Erfolg eines PIM-Systems. Unvollständige oder fehlerhafte Daten ziehen in der Regel zusätzliche Kosten für Datenbereinigung und -anreicherung nach sich.
Für wen rechnen sich PIM-Systeme?
Aber lohnt sich die Investition auch für dein Unternehmen? Um das zu beurteilen, solltest du folgende Aspekte unter die Lupe nehmen:
- Anzahl der Vertriebskanäle und Touchpoints
Verkaufst du Produkte ausschließlich über deinen Onlineshop oder können Kunden sie auch auf Marktplätzen, mobil, in sozialen Medien oder dem stationären Handel beziehen? Generell gilt: Je mehr Kanäle und Touchpoints, desto sinnvoller ist der Einsatz eines PIM-Systems. Denn es gewährleistet, dass sämtliche Produktinformationen auf allen Kanälen stets aktuell und konsistent sind. - Breite und Tiefe deines Sortiments
Auch die Größe deines Sortiments fließt in die Berechnung des PIM ROI ein. Denn: Je größer dein Sortiment, desto mehr rechnet sich ein PIM-System. Schließlich kannst du damit Produktinformationen unterschiedlicher Hersteller im Handumdrehen übernehmen und zusammenführen, zentral pflegen und anschließend automatisiert an die gewünschten Touchpoints ausspielen. Dank AI sind moderne PIM-Systeme inzwischen sogar in der Lage, die Produktdaten in Eigenregie anzureichern und zu veredeln. Das intelligente Attribut- und Werte-Mapping beschleunigt entsprechende Aufgaben im Schnitt um rund 30 Prozent. - Nationale oder internationale Ausrichtung
Ob ein PIM-System sinnvoll ist, hängt darüber hinaus auch davon ab, ob dein Unternehmen lediglich in Deutschland oder auch international aktiv ist. Ist letzteres der Fall, macht sich ein PIM-System ebenfalls zügig bezahlt. Erst recht, wenn du unterschiedliche Länder adressierst. Denn dann musst du nicht gewährleisten, dass alle Produktinformationen in der jeweiligen Zielsprache vorliegen, sondern auch Datenformate und Währungen an die regionalen Anforderungen anpassen. Manuell lässt sich dieser Aufwand kaum abbilden. - Einsatz von Printmedien und Katalogen
Nutzt du gedruckte Produktbroschüren und Kataloge? Gut so! Denn damit triffst du bei vielen Kunden nach wie vor ins Schwarze. Sie schätzen Printmedien, da diese zum Stöbern einladen und vielfältige Inspirationsmöglichkeiten bieten. Genau hier entfaltet ein PIM-System einmal mehr seine Stärken: Es vereinfacht die Erstellung von Print-Werbemitteln enorm und trägt dementsprechend auch so dazu bei, dass sich deine PIM-Kosten zügig amortisieren. - Zielgruppenspezifische Angebote
Du willst deine Kunden nicht alle über einen Kamm scheren, sondern sie mit personalisierten Einkaufserlebnissen begeistern? Auch hierfür liefern PIM-Systeme wichtige Hilfestellungen. Damit ordnest du Assets per Mausklick passenden Zielgruppen und Nutzerprofilen zu und stellst im Handumdrehen die Weichen, um personalisierte und zielgruppenspezifische Angebote und Services passgenau bereitzustellen.
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Die PIM-Experten aus Hamburg: Das Team hinter novomind
An unserem Hauptsitz in Hamburg befindet sich unsere Ideenschmiede. Mit unseren perfekt aufeinander abgestimmten Softwareprodukten novomind iPIM, novomind iSHOP und novomind iMARKET entwickeln wir maßgefertigte Lösungen für eine außergewöhnliche Customer Experience.
Große und mittelständische Unternehmen auf der ganzen Welt verlassen sich dabei auf unsere Expertise – und das seit über 25 Jahren. Mit unseren Kunden pflegen wir eine enge partnerschaftliche Beziehung. Unsere 500 Mitarbeitenden stehen mit viel Engagement voll und ganz hinter unseren hochqualitativen Produkten und Services.
Was ist der ROI für ein PIM-System?
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- welche Effizienzverbesserungen ein modernes PIM ermöglicht,
- wie PIM Internationalisierung und Wachstum vorantreibt,
- warum sich die Investition in entsprechende Lösungen nachweislich auszahlt.
Warum Product Information Management? Weil es sich rechnet!
12 Gründe, warum sich die Investition in ein PIM-System rentiert
